In un articolo precedente ho già parlato del post mortem, di come assicurarsi che sia senza colpe e di quali siano gli obiettivi.
Capire quando è il caso di fare un post mortem è forse più semplice. Il danno è già stato fatto. Invece il pre-mortem serve proprio ad evitare il danno, a prevenire degli errori, immaginare il futuro e trovare la strada migliore.
Cos’è e quando abbiamo bisogno di un pre-mortem
Per spiegare a cosa serve il pre-mortem, Iniziamo con una citazione:
The time to repair the roof is when the sun is shining. John F. Kennedy
Tradotto significa: “Il momento di riparare il tetto è quando splende il sole”.
Un po’ come il nostro “prevenire è meglio che curare”. A questo punto direi che l’obiettivo di un pre-mortem è facilmente individuabile: analizzare la sfida davanti a noi per identificare le possibili cause di fallimento in modo de avere un piano chiaro per aggirarle.
Visto così ci si potrebbe chiedere perché allora non fare sempre una sessione di pre-mortem, in modo da evitare qualsiasi problema futuro. La verità è che questo tipo di riunioni sono molto lunghe, oltre al fatto che è difficile pensare a tutto preventivamente.
Un pre-mortem è davvero utile quando la sfida davanti a noi e al nostro team è grande, impegnativa e difficile. Riunire tutti in una stanza e pensare a cosa può andare storto, pensare a tutti i problemi e le difficoltà che potrebbero nascere è utile per sentire tutti i punti di vista ma sopratutto anticipare quei problemi che potrebbero arrivare, applicando delle soluzioni per non trovarsi in quel punto, e aggirare i possibili futuri problemi.
Bisogna poi tenere conto il bagaglio del team. Che sia un team appena nato o che abbiano già lavorato insieme, ognuno porterà a questa riunione il suo carico di esperienza. Questo renderà la meeting ricca e fruttuosa.
Suona un po’ come un post mortem al contrario, non trovate?
Organizzare il pre-mortem
Come dicevo, agevolare un pre-mortem richiede parecchio tempo: di preparazione, della riunione in se, ma anche di lavoro post evento per trarre le conclusioni e lavorare sulle azioni da fare, o action points, trovati insieme al team.
Al momento di preparare la meeting, bisogna tenere conto che avremo bisogno di almeno due ore ininterrotte di tempo e che tutte le parti interessate, o stakeholders, devono poter partecipare.
Come si svolge, concetti di base e passaggi
Il facilitatore della riunione, o una persona designata, deve prendere appunti durante tutto il tempo.
Come qualsiasi altra riunione, è di fondamentale importanza chiarire l’obiettivo e come si svolgerà la meeting prima di iniziare. Nel caso del pre-mortem forse questo passaggio ha un’ulteriore importanza, in quanto è necessario che il gruppo di concentri e immagini cose non ancora accadute, ma futuri possibili problemi.
Fornitevi di lavagna, fisica o virtuale, per lavorare come un gruppo e rendete chiari a tutti i concetti principali, che sono:
- Il progetto: per evitare di divagare, bisogna selezionare un progetto in concreto, o una fase di esso.
- Il fallimento: immaginate che il progetto fallisca miserabilmente.
- La lista: fate una lista delle possibili cause del fallimento, ma attenzione, è importante che le cause siano:
- Realistiche: evitiamo idee paranoiche del tipo fine del mondo.
- Interne: lavoriamo su qualcosa che possiamo effettivamente cambiare, non qualcosa di esterno su cui non abbiamo potere d’azione.
- Le priorità: riorganizzare la lista, dalla più minacciosa e probabile alla meno.
- Le soluzioni: procedere con il gruppo di discussione, brainstorming, su come risolvere ognuno dei problemi trovati.
- Il cosa fare: creazione di action items, concrete azioni da compiere per cui il fallimento non accada.
Il mio team lavora da remoto, tutte queste attività avvengono quindi in video chiamata. Per facilitare il lavoro di gruppo io solitamente uso Miro, che permette di avere una lavagna collaborativa e virtuale dove è facile disegnare, incollare immagini esterne, emoji o semplicemente prendere appunti.
Esempio di lavagna su Miro che ho usato per un pre-mortem
Finita la riunione ci sarà molto su cui lavorare, ed è probabile che molte delle azioni evidenziate ricadano sul team di Prodotto o sull’engineering manager del team. Questo è abbastanza normale, considerato il fatto che il progetto deve ancora iniziare e siete probabilmente in una fase di pianificazione. Quando ci sono azioni più concrete, starà sempre all’engineering manager vegliare sul lavoro e sui processi per far si che non ci si dimentichi di questa famosa lista dei fallimenti possibili e di come il team abbia deciso di affrontarli.
Chiudo con un’altra citazione, per rafforzare il concetto di pre-mortem e quanto possa essere utile per rafforzare il nostro team e affrontare un nuovo progetto positivamente.
If I had only one hour to save the world, I would spend fifty-five minutes defining the problem, and only five minutes finding the solution. Albert Einstein